O comandă de cumpărare sau o notă de comandă este un document pe care un cumpărător îl dă unui vânzător pentru a comanda anumite mărfuri. Detaliază cantitatea de cumpărat, tipul de produs, prețul, condițiile de plată și alte informații importante pentru operațiunea comercială.
De exemplu: „Juana, ia comanda de cumpărare a lui Martínez și pregătește comanda care va fi eliminată într-o oră” , „A sosit o comandă de cumpărare pentru o valoare de 5.000 USD” , „Nu înțeleg ce s-a întâmplat: în Compania îmi spune că nu au primit niciodată comanda de cumpărare ” .
În general, comanda de achiziție menționează locul și data emiterii, numele și adresa cumpărătorului și a vânzătorului, informații fiscale, detalii despre mărfurile comandate și condițiile de plată și livrare. Este important să clarificăm că acest document nu este valabil ca factură.
Comanda de achiziție are cel puțin un duplicat, deoarece originalul este livrat vânzătorului, în timp ce cumpărătorul păstrează duplicatul. În acest fel, ambii au dovada operațiunii care va avea loc: cumpărătorul, pentru a demonstra ce bunuri a solicitat; vânzătorul, pentru a pregăti comanda și a iniția procesul de facturare.
În cele din urmă, se poate spune că comanda de achiziție este o cerere scrisă pentru anumite produse la un preț convenit și cu anumite condiții de plată și livrare. Este o autorizație pe care cumpărătorul o acordă pentru a prezenta o factură pentru achiziția mărfurilor.
* În primul rând, comanda de achiziție face mult mai ușor pentru angajați să calculeze nivelurile de inventar adecvate, precum și să-i ajute să detecteze mai exact când este nevoie de o nouă comandă pentru livrări. Din partea cumpărătorului, vă permite să controlați mai eficient costurile prin utilizarea unor măsuri de economisire, cum ar fi un inventar just în timp ;
* Furnizorii pot afla dacă concurenții au oportunități egale într-o afacere prin efectuarea ofertelor. Este important să ne amintim că, cu cât concurența este mai mare , cu atât prețurile vor fi mai convenabile pentru cumpărător. În plus, acest lucru deschide ușa pentru ca el să aibă o influență mai puternică asupra negocierilor, pentru a obține contracte mai favorabile pentru el;
* Deoarece prețurile unei comenzi de achiziție deschise rămân stabile pentru o anumită perioadă de timp, este utilizat pentru combaterea inflației potențiale;
* Unul dintre punctele fundamentale este certitudinea că acest tip de comandă oferă furnizorilor și cumpărătorilor despre costul serviciilor și bunurilor implicate. Există o serie de garanții privind prețul, cantitatea, condițiile de plată și cerințele de livrare care generează liniște sufletească pentru ambele părți;
* oferă furnizorilor asigurarea că vor câștiga periodic un anumit venit;
* atunci când comanda are o amploare considerabilă și cumpărătorul este o companie mare, vânzătorul poate utiliza comenzi de achiziție cu pătură pentru a crea o linie de credit;
* reduce timpul necesar pentru plasarea comenzilor, deoarece procesul de cumpărare este codat în comanda deschisă, ceea ce permite cumpărătorilor să folosească acest timp pentru alte probleme.