Acta este un concept care provine din limba latină și poate fi folosit cu referire la diferite tipuri de documente. Prima semnificație menționată de dicționarul Academiei Regale Spaniole (RAE) se referă la înregistrarea scrisă a celor discutate sau aprobate într-o adunare, într-o ședință sau un alt tip de ședință.
De exemplu: „Trebuie să găsesc procesul-verbal al ultimei adunări a acționarilor: vreau să știu dacă acordul cu guvernul chinez a fost aprobat sau nu de toată lumea” , „Consiliul de administrație al clubului a declarat în procesul-verbal al ședinței că instituția nu a încă a primit subvenția promisă de autorități " , " Înainte de a pleca, domnilor proprietari, vă rugăm să nu uitați să semnați actul . "
Un act, în acest sens, permite certificarea și validarea a ceea ce a fost tratat. Este o resursă formală, care este folosită la ședințele convocate prin mecanisme legale. De obicei, aceste documente sunt păstrate într-o carte de minute. În acest fel, cartea de procese verbale a unui club, pentru a cita un caz, este alcătuită din procesul-verbal al diferitelor ședințe de membru.
Există multe întâlniri oficiale care necesită o înregistrare, cum ar fi sesiunea plenară municipală într-o primărie sau un cadru didactic. Fie că este posibil, trebuie luat în considerare faptul că documentul menționat este pregătit de secretar și că acesta trebuie să conțină o serie de date relevante:
-Ziua, locul și data la care are loc actul în cauză.
-Lista numelor și prenumelor persoanelor care participă la programare.
-La ora la care se începe întâlnirea.
-În ea, este esențial și colectarea intervențiilor fiecăruia dintre membrii participanți.
-Desigur, nu mai puțin important este faptul că procesul-verbal va trebui să includă toate deciziile și acordurile luate. În acest sens, este relevant să subliniem faptul că trebuie înregistrat perfect modul în care s-a desfășurat votarea, ce a votat fiecare persoană și, bineînțeles, cu majoritatea căreia s-a ajuns la acordul în cauză.
-Propozatiile care sunt ridicate și la ședință trebuie să fie înregistrate, precum și orice tip de incident care poate apărea în timpul ședinței.
-Pentru a încheia, trebuie să se stabilească momentul la care a fost încheiată ședința, iar semnăturile relevante trebuie să fie și ele.
-După procesul-verbal este întocmit, în cazul ședințelor plenare ale consiliilor orășenești, în mod fundamental, o copie va fi livrată reprezentanților partidelor politice, pentru ca aceștia să-i dea avizul sau să solicite modificări.
Certificatul este și certificatul oficial al anumitor evenimente sau evenimente: „Nu mi-au dat certificatul de deces” , „Conform certificatului de naștere găsit de cercetători, scriitorul s-a născut pe 4 martie 1876 la Caracas” , „ Pentru a solicita împrumutul, trebuie să prezint documentul meu de identitate, certificatul de căsătorie și ultimul fir de plată ” .
Anumite tratate și acorduri pot fi denumite act, precum Actul Unic European (care a dus la nașterea Uniunii Europene) și Actul Uniunii între Danemarca și Islanda (semnat în 1918).